Informationspflichten gemäß Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sind wir verpflichtet, Sie zu informieren, wie wir mit Ihren Daten umgehen und welche Rechte Sie in puncto Datenschutz haben.

1. Hinweis zur verantwortlichen Stelle

1.1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

Kommunalservice Jena – Ein Eigenbetrieb der Stadt Jena –
Löbstedter Straße 56
07749 Jena

vertreten durch: Werkleiter Herr Uwe Feige

1.2. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Telefon: 03641 4989-0
Telefax: 03641 4989-105
E-Mail: ksj@jena.de

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Frau Melanie Pesch
Telefon: 03641 492113
Telefax: 03641 492114
E-Mail: datenschutz@jena.de

 

2. Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten? (Betroffenenrechte)

Ihnen stehen sog. Betroffenenrechte zu, d.h. Rechte, die Sie als im Einzelfall betroffene Person ausüben und gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen können. Diese Rechte sind im Wesentlichen in der DS-GVO in den Art. 12 – 23 geregelt. Die wichtigsten Regelungen sollen hier aufgegriffen werden:

2.1. Recht auf Auskunft nach Art 15 DS- GVO
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten und archivierten personenbezogenen Daten.

2.2. Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO
Wenn Sie feststellen, dass unrichtige Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, können Sie Berichtigung verlangen. Unvollständige Daten müssen unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung vervollständigt werden.

2.3. Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn bestimmte Löschgründe vorliegen. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn diese zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.

Die Umsetzung dieses Rechtes, ist nicht möglich, wenn die weitere Verarbeitung:
  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung;
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses oder
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
erforderlich ist.

2.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS- GVO
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit
  • die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird;
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen;
  • wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder
  • Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben
Dies bedeutet, dass Ihre Daten zwar nicht gelöscht, aber gekennzeichnet werden, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken.

2.5. möglicherweise ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

2.6. ein Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS- GVO
Sie haben grundsätzlich ein allgemeines Widerspruchsrecht auch gegen rechtmäßige Datenverarbeitungen, die im öffentlichen Interesse liegen, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses erfolgen.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 und 2 DS-GVO gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit einer Direktwerbung, wenn diese auf Basis einer Interessenabwägung erfolgt.

2.7. Rechte bei Einwilligung, Art. 7 DS-GVO
Sollte die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung beruhen, haben Sie jederzeit das Recht diese Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

2.8. Einschränkungen
Es bestehen gegebenenfalls Einschränkungen der o. g. Rechte gemäß Art. 23 DS-GVO und spezialgesetzlicher Regelungen (z. B §§ 34 - 37 BDSG n. F.).

2.9. Geltendmachung Ihrer Rechte
Für die Ausübung Ihrer Rechte ist es ausreichend ein Erklärung an den unter Punkt 1 genannten Verantwortlichen zu richten und Ihrem Anliegen entsprechend Ausdruck zu verleihen.

Diese Erklärung können Sie schriftlich / per E-Mail / Fax ohne Angaben von Gründen abgeben.

2.9.1. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DS-GVO
Darüber hinaus haben Sie als Betroffener im Falle von Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen für den Verantwortlichen ist:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt

Telefon: 0361 57-3112900
Telefax: 0361 57-3112904

E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Web: www.tlfdi.de

2.9.2. Recht auf wirksamen gerichtlichen Rechtsbehelf gegen uns als Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter, Art. 79 DS-GVO
Sie haben das Recht zu klagen, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit der DS-GVO verarbeiten.

Sie können beispielsweise Schadensersatz-, Unterlassungs-, oder Feststellungsklagen bis hin zu Klagen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung von einzelnen Datensätzen erwirken. Sind Sie der Meinung, dass von uns in Anspruch genommene Auftragsverarbeiter eine Pflichtverletzung im datenschutzrechtlichen Sinne begangen haben, stehen Ihnen die vorgenannten Rechte auch direkt gegen den Auftragsverarbeiter zu.

Sie als Betroffene haben die Wahl, Ihre Klage am Ort einer Niederlassung der datenverarbeitenden Stelle zu erheben oder an Ihrem eigenen Aufenthaltsort.

 

3. allgemeiner Verarbeitungsrahmen

3.1. Kontakt über das Internet
Beim Zugriff auf unsere Internetseiten werden personenbezogenen Daten verarbeitet. Das ist notwendig, um Ihrem Browser die angeforderten Informationen (Text und Bilder der jeweiligen Seite) zur Verfügung zu stellen. Die dabei anfallenden Verbindungsdaten (unter anderem auch Ihre IP-Adresse) werden maximal 60 Tage protokolliert. Zweck der Protokollierung ist die Sicherstellung der IT-Sicherheit des Webservers.

Wenn Sie über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten, geht Ihre Nachricht als E-Mail (siehe Punkt 3.3) bei uns ein. Die Informationen, die Sie dort in die Felder eintragen haben, werden verschlüsselt zum Webserver übertragen. Die Abholung durch den Verantwortlichen erfolgt ebenfalls verschlüsselt.

3.2. Telefonischer Kontakt
Bei einem Anruf bzw. Anrufversuch wird Ihre Rufnummer, sofern Sie diese nicht unterdrückt haben, der Zeitpunkt sowie die Dauer des Anrufs für eine gewisse Zeit auf dem jeweilig genutzten Telekommunikationssystem (in der Regel ein Telefon) gespeichert (die letzten 30 - 50 Anrufe).

Darüber hinaus speichern wir diese und weitere Daten zunächst nicht, es sei denn, Sie wünschen dies ausdrücklich (z. B. zur weiteren Kontaktaufnahme oder zur Erfüllung Ihres Anliegens).

Möglicherweise verarbeiten wir auch Ihre Sprachnachricht in unserem Telefonsystem, sollten wir gerade den Anruf nicht persönlich annehmen können (Anrufbeantworter).

Weiterhin werden die Verbindungsdaten (nur bei Nutzung des Anrufbeantworters auch die Gesprächsinhalte) zentral in der Telefonanlage für maximal 90 Tage gespeichert bzw. protokolliert.

Sprachnachrichten werden nach Erledigung unmittelbar gelöscht.

3.3. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie sich mit einer E-Mail an uns wenden, wird Ihre E-Mail auf unserem Mail-Server gespeichert und entsprechend der Zweckbestimmung zur Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse des Verantwortlichen der zuständigen Abteilung zugeteilt und dort bearbeitet.

Die Aufbewahrungsdauer bestimmt sich nach dem speziellen Verarbeitungsrahmen.

3.4. Kontakt mit Brief
Ihre Briefe werden bei uns zentral geöffnet.

Danach werden Ihre Briefe bei uns eingescannt und dann in unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingepflegt. Daneben wird der Brief in der Registratur aus Beweisgründen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in Papierform aufbewahrt.

Anschließend werden diese, entsprechend der Zweckbestimmung, zur Erfüllung der Aufgaben und Befugnisse des Verantwortlichen der zuständigen Abteilung zugeteilt und dort bearbeitet.

Die Aufbewahrungsdauer bestimmt sich nach dem speziellen Verarbeitungsrahmen.

3.5. Kontakt per Fax
Wenn Sie sich mit einem Fax an uns wenden, wird der gleiche Ablauf wie unter Punkt 3.4 durchgeführt.

Die übertragene Faxnummer wird in unserem Telekommunikationssystem (Faxgerät) systembedingt gespeichert und auf dem Ausdruck als Kopfzeile mit übergeben.

3.6. Beantwortung
Werden Sie schriftlich kontaktiert, erhalten Sie möglicherweise ergänzende Informationen über den Umgang mit Ihren Daten im speziellen Verarbeitungsrahmen.

 

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Tel. (03641) 4989-0
Fax (03641) 4989-105

E-Mail: ksj@jena.de